Aceleași date, introduse de trei ori

Vine o comandă. Cineva o trece în tabelul de evidență. Apoi o scrie din nou în programul de facturare. Apoi o mai trimite o dată, pe e-mail, la depozit sau la contabil.

Nimeni nu a hotărât să fie așa. S-a adunat în timp: un program pentru facturi, unul pentru stoc, un tabel pentru ce nu încăpea în niciunul. Fiecare are rostul lui. Doar că între ele, datele le mută un om.

Câteva semne că la voi se întâmplă același lucru:

1. Același client există de trei ori, scris diferit. „SC Alfa SRL“, „Alfa SRL“ și „ALFA“. Aceeași firmă, trei rânduri, trei adrese, dintre care una veche. Când căutați istoricul clientului, găsiți doar o treime din el.

2. Copy-paste e o fișă a postului. Există un om, sau o parte din ziua cuiva, care nu face altceva decât să mute date dintr-o fereastră în alta. Nu apare nicăieri ca atare, dar dacă omul lipsește o săptămână, se vede imediat.

3. Cifrele nu se potrivesc între programe. Stocul din program spune 40, tabelul spune 38. Nu știe nimeni care e corect, așa că se numără pe raft. De obicei greșeala e la o copiere făcută acum trei săptămâni.

4. O modificare trebuie făcută în mai multe locuri. Clientul își schimbă adresa de livrare. S-a corectat în facturare, dar nu și în tabelul de livrări. Marfa pleacă la adresa veche.

5. Nimeni nu mai știe care e sursa. Întrebarea „unde e varianta bună?“ primește trei răspunsuri. Fiecare departament are încredere în copia lui, pentru că pe aceea a verificat-o el.

6. Datele circulă prin e-mail și capturi de ecran. Comanda ajunge la depozit ca poză făcută cu telefonul pe monitor. Nu se mai poate căuta, nu se mai poate număra, și se pierde în conversație după două zile.

Ce înseamnă

Fiecare program a fost ales să rezolve bine o singură treabă. Ce n-a ales nimeni e legătura dintre ele, așa că legătura a devenit un om.

Costul nu e doar timpul. Fiecare copiere e o șansă de greșeală, iar greșelile nu se văd atunci când se fac. Se văd la inventar, la o factură contestată, la o livrare întoarsă. Atunci se caută vinovatul, deși problema e felul în care circulă datele.

Și mai e ceva: cât timp aceleași date stau în trei locuri, niciun raport nu e sigur. Orice cifră trebuie verificată în altă parte înainte să fie folosită.

Ce se pune în loc

Nu e nevoie de un program nou care să le înlocuiască pe toate. De cele mai multe ori, programele existente rămân. Se schimbă drumul datelor între ele.

Concret:

• se stabilește, pentru fiecare tip de informație, un singur loc în care e scrisă: clientul într-o parte, stocul în alta, comanda într-a treia;
• celelalte programe citesc de acolo, automat, în loc să primească o copie scrisă de mână;
• comanda se introduce o singură dată, iar factura, avizul și mesajul către depozit pleacă din ea;
• clienții dublați se unesc într-o singură fișă, cu tot istoricul la un loc;
• unde două programe nu se pot lega direct, se leagă printr-un import programat, nu prin cineva care copiază;
• orice nepotrivire între ele apare ca avertisment, în ziua în care se produce, nu la inventar.

Omul care muta date rămâne în firmă. Doar că face altceva.

Dacă nu sunteți siguri câte copii ale acelorași date aveți, un punct bun de pornire e să urmăriți o singură comandă, de la primul mesaj până la factură, și să numărați de câte ori a fost scrisă. Dacă vreți să ne uităm împreună, scrieți-ne.